Vijf vragen over IT die je als CFO zou moeten stellen

 
5 november 2012

Door Marco Gianotten

De uitgaven aan IT bedragen bij de meeste bedrijven ‘slechts’ tussen de 1 en 2 procent van de omzet. Wanneer die kosten niet stijgen of zelfs een dalende trend vertonen, is IT niet bepaald een onderwerp waar je als CFO meer aandacht aan wilt besteden. Of is het juist beter om als CFO een sparring partner te worden voor je CIO? Waar tien of vijf jaar geleden de dagelijkse operatie gewoon doorliep bij uitval van kernsystemen, valt nu binnen enkele uren een bedrijf al compleet stil. Gezien het verband tussen financiële performance van een bedrijf en IT, zijn er vijf belangrijke vragen voor een CFO om te stellen:

1. Wat kost het falen van IT? 

De afhankelijkheid van IT is de afgelopen jaren sterk toegenomen. De schade van falen wordt nog zelden in geld uitgedrukt. Wat kost een uur downtime van een kernsysteem? Het begrip lost production hours komt uit de wereld van fysieke productie. Wanneer een robotstraat in een autofabriek uitvalt veroorzaakt dit forse economische schade. Sales, productie, logistiek en service zijn functies die steeds sterker afhankelijk zijn van een optimaal functionerende IT. Dus wat kosten IT-verstoringen en fouten eigenlijk? En wat waren die kosten het afgelopen boekjaar? En nemen die kosten significant toe? 

2. Investeren we voldoende in het voorkomen van problemen? 

Het goedkoopste incident is het incident dat nooit heeft plaatsvonden. Wie weet wat falen kost heeft gelijk de businesscase voor investeren in het voorkomen ervan, ofwel Problem Management in IT. Dit is de discipline voor het analyseren, tijdig detecteren en mitigeren van verstoringen die de business raken. Staan in de SLA’s anno nu nog steeds tijdsnormen van 4 of 8 uur aan oplostijd en een maximaal aan verstoringen? Zo ja, dan weet je als CFO dat voorkomen nog niet leidend is. 

3. Willen we Capex eigenlijk wel voorkomen? 

Een veel gehoord verkoopargument bij cloud computing is dat je zelf niet meer hoeft te investeren in hardware en software. Het klinkt bijna alsof Capex in IT fout is en Opex goed. Dat is onzin. De economische waarde van Opex is het ontbreken van langere termijn commitment. Maar dat betekent niet dat Opex altijd beter is: een huurauto is per dag duurder dan een leaseauto. Wanneer tijdelijk gebruik permanent wordt, is Opex veelal duurder dan Capex. Wanneer je niet onder kosten uit kunt komen – wat veel het geval is – kan Opex ‘fout’ zijn. 

4. Wat doen we als het echt fout gaat? 

Je zit in een soort van oorlogssituatie bij het plat gaan van je bedrijfskritische IT. Op dat moment moet je niet vergaderen en zwarte pieten met leveranciers: inhoudelijk betrokkenen moeten snel schakelen. Wat gaat er fout? Waar is de data voor oorzaakanalyse? Wat zijn noodoplossingen? Om zo snel mogelijk weer te komen tot normale bedrijfsvoering, moet je precies weten wat de procedures zijn in stresssituaties. Out of Control Action Plan is een rampenplan dat uit de wereld komt van fabrieken. Wat is de OCAP voor IT? 

5. Hoe gaat IT bijdragen aan de top-line? 

Het gaat de komende jaren niet alleen meer om het percentage van de omzet dat aan IT wordt besteed, maar om de waarde. Welke bijdrage kan IT leveren aan de top-line, bijvoorbeeld omzetgroei, een hogere klanttevredenheid en een beter concurrentievermogen? Dat verdienmodellen van bedrijven veranderen door digitalisering is al merkbaar in branches als media, telecom, banking en retail. Wat gebeurt er in uw branche? Wat zijn de kansen? En hoe gaan we die kansen benutten?