De full cloud strategie van PostNL

 
11 oktober 2013

INTERVIEW POSTNL

PostNL is de fase van pionieren voorbij en heeft gekozen voor een full cloud strategie. Er is veel tijd gestoken in de besluitvorming en voorbereiding. De keuze voor de cloud is een fundamentele shift. Gerrie de Jonge, Programmamanager Cloud, vertelt over de tot nu toe afgelegde route en de eindbestemming in 2015.

“Eind 2011 is PostNL begonnen met het uitstippelen van de nieuwe IT-strategie. Enkele jaren daar voor was al een scheiding aangebracht tussen regie en uitvoering en zijn uitvoerende IT-activiteiten zoals infrastructuurbeheer en applicatiebeheer in aparte organisatorische units geplaatst. Ook was de werkplekdienstverlening net volledig gevirtualiseerd en in een private cloud geplaatst. Dat was niet bedoeld als pilotproject om kennis te maken met de cloud, maar het succes van het werkplekproject heeft wel bijgedragen aan de acceptatie van de cloud strategie”, aldus De Jonge.

Afschalen is moeilijker dan opschalen

Gerrie de Jonge

Gerrie de Jonge

De Jonge is als programmamanager verantwoordelijk voor een compleet transformatieproces, dat uiteenloopt van het definiëren van de strategie, architectuur en implementatie tot en met het organiseren van het medezeggenschapstraject. Het cloud project van PostNL behelst uiteindelijk ook een reorganisatie van de IT-functie. PostNL heeft een zorgvuldige analyse uitgevoerd van de verschillende sourcing alternatieven, variërend van zelf doen tot en met volledige cloud sourcing. Dat heeft in 2011 geleid tot de overtuiging dat een full cloud strategie de meeste voordelen oplevert voor PostNL.

De Jonge: “PostNL is een grote werkgever, maar in IT-opzicht is de organisatie minder omvangrijk. PostNL wordt met een keuze voor de cloud in staat gesteld kosten te flexibiliseren. De IT-kosten moeten kunnen meeveren met de business, ook naar beneden toe als de business krimpt. Het is beetje kort door de bocht, maar als we op maandag geen post bezorgen, willen we op maandag ook geen IT-kosten. In klassieke outsourcingmodellen kun je vaak prima opschalen, maar afschalen is een stuk moeilijker. In de cloud gebaseerde werkplekdienstverlening hebben we gezien dat je écht kunt afschalen. PostNL heeft daarnaast vrijwel geen legacy en in de afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in ontwikkelen onder architectuur. Daardoor zijn vrijwel al onze systemen nu al technisch geschikt om in de cloud te implementeren. Ten slotte is het voor PostNL, als grote werkgever met veel parttime medewerkers, belangrijk om aan te sluiten op de IT-wereld en -beleving van consumenten.”

De IT-organisatie halveert

Een fundamentele keuze voor de cloud roept vele vragen op: over het vendor landschap, over interne processen, over de verdere besluitvorming. Er is daarom ruime aandacht besteed aan het challengen van de cloud strategie: de plannen en de business cases zijn bijvoorbeeld extern getoetst door de Boston Consulting Group. Ook is er kritisch gekeken naar de voordelen van de cloud, zijn risicoanalyses en compliancy checks uitgevoerd, en is gekeken naar de ervaringen van andere CIO’s wereldwijd. PostNL heeft de verschillende sourcing opties voor de diverse kavels nauwgezet in kaart gebracht. Ook de organisatorische impact van de full cloud strategie is groot: de IT-organisatie zal in omvang met ongeveer de helft afnemen. Een groot deel van de delivery-taken zal komen te vervallen. Een klein deel van deze deliverygroep zal in operationele  regiefuncties herplaatst kunnen worden. Het gaat daarbij om de dagelijkse aansturing van de cloud leveranciers: denk aan het borgen van juiste data-overdracht tussen de verschillende  clouds en zaken als integraal identity- en access-management.

Business in driver’s seat

Wie zit straks in de driver’s seat: de businessof IT? De Jonge: “In het nieuwe model, dat in 2015 volledig geïmplementeerd moet zijn, willen we dat de business in de driver’s seat zit. De business moet zelf zo goed mogelijk kunnen sturen op het gebruik van applicaties, in termen van doelmatig gebruik, kosten en aantal gebruikers. Dat is nu al voor een deel aan de orde bij het gebruik van Salesforce, dat wordt ingezet bij het servicecentrum voor onze postbezorgers.”

De komende twee jaar wil PostNL de transitie naar de cloud afronden. Eind 2015 is PostNL klaar, zowel in organisatorisch als technologisch opzicht. “Wellicht lopen we onderweg tegen problemen aan waarvoor we geen echte cloudoplossing kunnen vinden. Het belangrijkste verschil zal dan zijn dat er significante kostenbesparingen en schaalbaarheid zijn gerealiseerd.”

Dat laatste maakt de organisatie wendbaarder, ook op het vlak van innovatie: De Jonge verwacht dat de implementatiesnelheid voor grootschalige projecten enorm toeneemt. “Er zijn al goede ervaringen opgedaan met Salesforce. In drie maanden tijd stond er een service center inclusief applicaties. Daar waar PostNL in een traditionele setting zonder SaaS wellicht een jaar over zou hebben gedaan.” Die snelheidsverhoging wordt ook mogelijk doordat standaardisatie wordt afgedwongen. Iets wat volledig gedragen wordt door de board van PostNL – dat helpt beslist om de business te overtuigen van de ingeslagen richting en de bijbehorende consequenties.