Versnelling van de IT-organisatie

 
25 september 2015

Tekst Marco Gianotten

Een beetje bedrijf is van IT aan elkaar ‘geplakt’; zowat alle bedrijfsprocessen en data zijn verankerd in een woud van systemen. Na decennia accumulatie is het geheel samen te vatten in twee woorden: complex en log. Alles is in beton gegoten, maar het werkt wel. Echter, het slechts in de lucht houden van het bestaande landschap is niet meer voldoende wanneer nieuwe technologie de brandstof wordt voor veranderende verdien- en productiemodellen. Dan wordt wendbaarheid een vereiste. Maar hoe is dat te combineren: snel, wendbaar, flexibel en toch stabiel?

Organisaties die verzuimen te innoveren en te investeren in digitalisering, lopen het risico links en rechts ingehaald te worden door start-ups. Nieuwe ondernemingen slagen er in met nieuw durfkapitaal, een kleine personele omvang en nieuwe, slimme IT om bestaande business modellen met hoge snelheid te passeren. Banken moeten hun verdienmodel heruitvinden, retailers moeten online, zorginstellingen moeten investeren in zorg-op-afstand, de automotive-sector moet van blik naar data. Data wordt de driver van steeds meer organisaties en IT is de succesfactor. Of is het de nieuwe faalfactor? Ondernemingen lopen aan tegen discussies over gedane IT-investeringen, tegen de klassieke wijze van het organiseren van IT-voorzieningen en tegen de beperkingen van de traditionele IT-organisatie zelf.

TCO-obstakel in ontwrichtende tijden

De afgelopen jaren hebben de meeste IT-organisaties jaar op jaar de operationele kosten weten te verlagen. Dit hebben ze gedaan met de beste bedoelingen: in de oude wereld staan voorspelbaarheid en incrementeel verbeteren voorop. Bij veel organisaties is IT nu juist de grootste kapitaalinvestering; het geheel bestaat uit grotendeels verzonken kosten (sunk costs). Dit zijn kosten die eerder zijn gemaakt en dus niet meer ongedaan kunnen worden gemaakt. Verzonken kosten maken het nemen van beslissingen naar de toekomst lastig: waarom investeren in de transformatie naar de cloud, terwijl er al zoveel is geïnvesteerd in bestaande systemen?

Het is een begrijpelijke vraag, maar zonder legacy zou deze niet worden gesteld. Bij verzonken – en de daarbij behorende – operationele kosten gaat het om ‘boekhoudkundige’ kosten: in IT aangeduid als Total Cost of Ownership (TCO). Aan de top van menig prioriteitenlijstje prijkt al jaren reductie van de TCO. Voor de CFO is een CIO eerder een kostenpost of lastpost dan een game changer. De vraag is wat IT – naast het zorgen voor een stabiele IT-basisinfrastructuur – bijdraagt aan het realiseren van nieuwe kansen voor de business. Niet voor niets stelt Joeri Kamp, CI2O (Chief Information & Innovation Officer) van Eneco, dat je op een gegeven moment wel ‘uitgeleand’ bent. Wat blijft er dan nog over?

Applicaties en data worden leidend

Het is niet alleen het blind staren op TCO wat je voortbestaan bedreigt, ook de traditionele benadering waarmee IT-diensten worden gerealiseerd kan een bedreiging worden. Traditioneel zijn IT-organisaties gewend dat alle requirements via het informatiemanagement in de business worden gekanaliseerd, waarna IT de prioriteiten en het tempo bepaalt. Eén van de gevolgen is dat wanneer er echt tempo moet worden gemaakt, de business steeds meer zaken buiten IT om regelt. De eerste golf van cloud computing heeft dit laten zien: bij SaaS kon de business op eigen houtje oplossingen voor CRM, e-commerce, collaboration en HR uit de muur halen om aan de nieuwe behoefte te voldoen: snel, schaalbaar en zonder gedoe. Natuurlijk kent deze ‘best practice’ risico’s en wordt niet altijd goed en diep nagedacht over databescherming, privacy, toegangsrechten, data-integratie en een mogelijke exit uit een cloud-oplossing. Maar de SaaS-trend heeft duidelijk gemaakt dat IT nauwelijks nog ‘nee’ kan verkopen.

Een tweede element in het aflevermodel van IT is dat tot voor kort de onderliggende infrastructuur bepalend was voor het verstrekken van applicaties, maar de rollen zijn omgedraaid. Nu worden applicaties en data leidend en wordt de infrastructuur (netwerken, rekencentra) volgend.

Waar in het verleden de pendule heen en weer ging tussen centralisatie en decentralisatie van IT, is het nu en-en

Plaats en rol van IT ter discussie

Nieuwe technologie dwingt niet alleen een andere werkwijze voor de IT-delivery af. Ook de positionering en samenstelling van de IT-afdeling – bestaand uit een groep professionals met bepaalde competenties – verandert in hoog tempo. Compliance, security en schaalvoordeel zijn valide drijfveren om IT te centraliseren: het is dan ook de overheersende organisatievorm van IT-organisaties. Waar in het verleden de pendule heen en weer ging tussen centralisatie en decentralisatie van IT, is het nu en-en. IT-diensten komen nu van een kleine kern met diverse geconnecteerde satellieten die (als swat-teams) snel en waar nodig onafhankelijk kunnen schakelen. Toch is alles onderling verbonden in architectuur. Een tweede verschil is dat steeds meer data real-time wordt gebruikt. Bovendien staan integratie (interfaces, enterprise service bus, API’s) en integriteit (security, privacy, bedrijfscontinuïteit) in dienst van het veranderende business model.

De economies of automation raken de beheerkern van de huidige IT-organisatie; functies op het gebied van system- en database administration worden verregaand geautomatiseerd; de vraag naar nieuwe functies zoals cyber security-analisten, data-analisten en cloud-architecten groeit juist stevig. Ook systeemontwikkeling verandert door de automatisering van testen en deployment en door de inzet van ontwikkelplatformen in de cloud. Veel van de nieuwe IT-functies zijn ‘hybride’: ze vergen kennis van zowel IT als business-disciplines. Bijvoorbeeld de combinatie van Big Data en social marketing; user experience en applicatieontwikkeling; industriële 3D-printing en R&D (Additive Layer Manufacturing – ALM); of IoT en technische automatisering. Al met al wordt de ‘klassieke’ IT-organisatie zelf kleiner, maar het aantal mensen dat (deels) IT’er is, groter.

Business en IT meer verweven

Het ontstaan van twee typen IT wordt steeds duidelijker: IT die nodig is voor de continuïteit en IT die draait om concurrentievoordeel. Hoewel tot nu toe nog vaak gescheiden – denk aan een medewerker die met zijn tablet contact maakt met een machine om deze uit te lezen voor een onderhoudsstatus – gaan die beide werelden elkaar steeds meer raken. In het real time tijdperk van nu ontstaan echter grotere hybride systemen van zowel klassieke IT als digitale business. Machines gaan steeds vaker real-time meetdata afgeven, die op een centraal punt worden gebruikt om processen te monitoren en te optimaliseren, waarbij weer terugkoppeling naar de machines plaatsvindt en de gehele keten wordt geoptimaliseerd. In dit soort scenario’s krijgt de organisatie te maken met een explosie aan data en nieuwe security-uitdagingen.

Bipolaire IT-organisatie

Steeds meer bedrijven ontdekken dat ze qua IT toe zijn aan een tweebaansweg: de IT-organisatie moet de ruimte hebben om te kunnen accelereren. De modus van beter en efficiënter past niet bij de wereld van mobiele applicaties, cloud computing, Big Data en het Internet of Everything. In deze nieuwe wereld draait het om snelheid en wendbaarheid: concurrenten en klanten bepalen het tempo van innovatie en de release-snelheid.

Stabiel en snel als nieuwe norm. Analisten noemen dit dual speed, Gartner gebruikt de term bimodal IT, waarin IT enerzijds dingen goed doet en anderzijds snel. Het risico van deze tweedeling in IT is dat we uitkomen op een bipolaire IT-organisatie. ‘Snel’ staat voor vernieuwing en groei en dat verklaart waarom de snelle kant van dual speed het karakter van een hype dreigt te krijgen.

Relativering is op zijn plaats: het is te simpel om te roepen dat alles sneller dan snel en agile moet. Niemand haalt het in z’n hoofd om in wekelijkse releases te sleutelen aan de code van missie-kritische systemen. De eis voor stabiliteit en integriteit van ERP of CRM blijft ook bovenaan het nieuwe prioriteitenlijstje staan. Er is niets mis met de Watervalmethode voor de kernsystemen die stapsgewijs worden verbeterd. Interneticoon Salesforce.com voert jaarlijks ‘maar’ twee nieuwe releases van hun CRM-oplossing door. Dat is niet voor niets: er zijn ruim 80.000 klanten dagelijks afhankelijk van. Het kan altijd beter, maar snelheid staat niet voorop. Kort-cyclisch veranderen aan de randen – bijvoorbeeld voor mobiele applicaties en mashups die met API’s snel zijn te integreren – is wel van belang.

Digital Value Graph

Orkestreren van tempoversnellingen

Het managen van focus- en tempoverschillen was altijd al aan de orde in IT: beheer heeft een ander karakter dan het projectmanagement van een software implementatie met een kritisch tijdpad. Organisaties die hun IT-beheer hebben geoutsourced (richting een dienstverlener of naar de cloud of een combinatie van beide), hebben de handen al meer vrij om – in de hoogste versnelling – de business te helpen groeien en vernieuwen. Ondernemingen die hun handen vol hebben aan het in stand houden van stabiliteit en continuïteit, komen echter steeds vaker in de knel. Hier is het de CIO die het voortouw moet nemen. CIO’s zullen hun IT-organisaties moeten herinrichten op snelheid én gedegenheid én wendbaarheid én stabiliteit.

De nieuwe IT-organisatie

De nieuwe IT-organisatie levert veel van de diensten (intern en extern) gemakkelijk via een cloud catalogus aan de business. Randvoorwaarden als identiteit, integratie, intelligente monitoring en master data management zijn dan als managed services uitbesteed. Virtualisatie en cloud computing zorgen ervoor dat de IT-organisatie straks niet meer zelf hoeft te zorgen voor de IT-infrastructuur; die wordt deels geleverd door derden. De leverende rol van IT wordt vervangen door coördinatie en integratie. Dat levert een kleinere centrale IT-organisatie op. Maar dat alleen is niet voldoende. Om tevens snelheid te maken wil je onder de huid van de business zitten.

Er is een nieuwe wijze van werken nodig, volgens een federaal model: met cellen in de business om digitale initiatieven te ondersteunen (zoals start-ups). Deze cellen bestaan uit embedded teams van op elkaar ingespeelde experts, die nauw samenwerken met de business en waarbij ook externen zoals ketenpartners en klanten betrokken worden. ‘Centraal’ is dan geen sta-in-de-weg meer wanneer snelheid belangrijker is dan schaalbaarheid. Daarbij zijn versnellingsmethoden als DevOps en InfraScrum van grote waarde. De rol van centrale IT komt weer op de voorgrond zodra nieuwe initiatieven worden uitgerold en opgeschaald: dat is het moment waarop de bedrijfscontinuïteit via security, privacy en disaster recovery moet worden geborgd.

Een kleinere en slagvaardiger IT-organisatie, dat klinkt veel CFO’s als muziek in de oren. Dat voordeel kan alleen geboekt worden als de CIO inzet op uitbesteden van commodities aan flexibele partners. De CIO die niet zelf het initiatief neemt in de ombouw van de IT-organisatie, loopt het risico dat de boekhouders de regie overnemen.