Speeddaten in outsourcing: de tien geboden

 
17 oktober 2016

PRESENTATIE JAN MUCHEZ – Global CIO a.i. Randstad Holding  

Randstad Holding heeft voor de wereldwijde outsourcing van de infrastructuurtransformatie de klassieke ‘waterval-selectiemodel’ overboord gezet. De aanpak lijkt op speeddaten: je hebt er uiteindelijk maar één nodig. Muchez heeft als interim Global CIO vorm gegeven aan een nieuwe aanpak van vendorselectie.

Muchez begint bij het begin: de tien geboden voor providerselectie. Het helpt als je echt weet wat je wil. Het helpt ook als je realistisch bent. Je koopt het ‘wat’, niet het ‘hoe’. Dat is een valkuil – je doet per slot van rekening zaken met een outsourcingpartner omdat het een expert is, hij weet iets wat jij niet weet. Je hebt maar één partner nodig. Het is duidelijk wat er zoal te koop is. Longlists met twintig partijen zijn zinloos; bij openbare aanbestedingen gelden uiteraard andere regels. Het helpt ook als je weet wat je koopt. Inkopers vragen om fixed price offertes en gaan daarna voor de laagste prijs. Het is bij diensten de vraag welke werkelijke inspanning je inkoopt. Grote verschillen in aanbiedingen zijn terug te voeren naar verschillen in inschattingen van providers over jouw opdracht en van de mate van automatisering in de delivery. Alleen naar prijs kijken zonder de inhoud van de inspanning te vergelijken is gevaarlijk. Je krijgt niet waarvoor je niet betaalt. Sterker nog, veel selectietrajecten lopen verkeerd af omdat in een te vroeg stadium wordt gekeken naar de prijs. Het uitgangspunt voor een goede langetermijn-relatie is dat jouw dienstverlener op een goede wijze omzet en winst kan maken.

Je koopt het ‘wat’, niet het ‘hoe’

In IT-outsourcing bouwen we graag aan partnerships, gericht op de lange termijn. Beide partners streven naar een productieve relatie. Als het aankomt op selectie van de juiste partner, leent een datingmodel zich hier uitstekend voor. Dat model is recent toegepast door Randstad.

De wereldwijde Randstad-organisatie heeft een sterk gedecentraliseerde structuur. Het bedrijf is de afgelopen jaren gegroeid in omvang, in proposities, in complexiteit en ook in IT. Het bedrijf wil best practices intern uitrollen. Hiervoor is een vorm van centralisatie nodig – en de juiste partners.

Om te komen tot een goede partnerkeuze is Muchez gestart met gesprekken met een klein aantal providers. Hierin is uitgelegd wat de uitdagingen zijn en waarom bepaalde keuzen gemaakt worden. Dat leidde tot een document dat het etiket RFP draagt – alleen omdat leveranciers niet op een andere manier kunnen werken. In werkelijkheid is het een plan van 20 kantjes waarin wordt voortgeborduurd op de inhoud van de gevoerde gesprekken. Daarna werd in korte iteraties verder gewerkt: voor de kerst van 2015 werd de partijen gevraagd te reageren op dat plan; in januari volgde een nieuwe gespreksronde in de vorm van langere en intensieve Q&A’s en presentaties. De belangrijkste vraag daarbij was: hoe zouden leveranciers de uitdaging van Randstad oplossen? Er werd (nog steeds) niet over prijzen gesproken. Na een week konden er door een team van stakeholders uit meerdere landen van de acht partijen vijf worden afgestreept. In februari kon na een nieuwe ronde speeddates met de overgebleven partijen een volgende keuze gemaakt worden. Eén van de selectiecriteria was dat TCS de grootste hoeveelheid onshore capaciteit had. “Dat sluit goed bij wat wij zijn en hoe we willen werken in de transities. Het was dus niet de goedkoopste partner,” benadrukt Muchez. Daarna is Randstad zoals Muchez aangeeft “met TCS gaan samenwonen”: TCS schaalde op tot een team van 50 medewerkers waarmee de kick-off en de planning werd opgesteld. Muchez: “In vergelijking met klassieke trajecten was het een eenvoudig proces.”

“Ik had ook geen advies nodig om een vrouw te vinden”

Hoe verloopt het huwelijk nu? “De wittebroodsweken zijn voorbij. We willen 500 applicaties uit 28 landen naar de public cloud brengen. Inmiddels is 90 procent van de infrastructuur onder beheer van centrale organisatie gebracht en is er veel gedocumenteerd. De volgende stap is het planmatig overbrengen van 500 applicaties wereldwijd naar de publieke cloud. Daar werkt een team van 275 mensen aan mee, in een hoog tempo. Er zijn vooraf pilots uitgevoerd met de migratie van on premise naar de cloud, de landen komen een voor een aan de beurt. In een tweede traject wordt ondertussen in samenwerking met partner BT de infrastructuur van alle 3.500 vestigingen gemoderniseerd.

“Het hoeft niet moeilijk te zijn,” legt Muchez uit. Op de vraag van een adviesbureau (“Je hebt zeker geen hulp nodig?”) kon Muchez bevestigend antwoorden. “Ik heb geen advies nodig, dat had ik ook niet nodig om een vrouw te vinden.”

Hoe kwam men in het selectietraject tot het besluit om andere partijen af te laten vallen? “Uiteindelijk gaat het om het alignment met de gekozen partner. Partijen die afvielen, hebben in een eerdere fase bijvoorbeeld gezegd: jullie willen naar de public cloud, maar we kunnen ook onze leegstaande infrastructuur met jullie applicaties bevolken. Partijen die met dat soort oplossingen komen, daar moet je tweemaal over nadenken: ze willen eigenlijk iets anders dan wat jij wil.” Een andere partij bood onvoldoende transparantie, dat draagt niet bij aan vertrouwen. Ook ijver en vlijt zijn belangrijke eigenschappen die boven komen drijven. Komt iemand met een behoorlijk uitgebreid en doordacht transformatieplan of komt er een net iets te gelikte presentatie? Het gaat ook om gevoel: namelijk dat een provider jou echt graag als klant wil – niet in termen van kortingen, maar in termen van betrokkenheid. Lees de gedetailleerde aanpak providerselectie nieuwe stijl.

Jan Muchez sprak op Outsourcing Performance Day 2016.